一、地产行业情况分析

1.1 行业特点

特点1：集团化

? 地产行业一般为集团化，下属公司较多，变化大，一般架构有三种：

（1）集团总部+城市公司+项目部

（2）集团总部+区域分公司+城市公司+项目部

（3）集团总部+业务板块中心（住宅开发、商业地产、物业等）+区域公司+城市公司+项目部

? 地产行业用户为了业务需要，会成立很多壳公司，并且公司合并重组的频率较高。

? 地产行业人员流动性大，档案和兼职档案人员变动快。

特点2：信息化

? 地产行业很重视借助信息化手段提升企业的管理水平，特别是管理系统，大致有以下几类系统：

（1）项目管理系统（业务ERP）：明源、用友、金蝶

（2）招采和计划管理（计划ERP）：竞优、用友、金蝶

（3）财务系统（财务ERP）：用友、金蝶

（4）办公系统（OA）：泛微、蓝凌、致远

（5）流程管理系统：BPM、各OA系统

（6）移动门户：钉钉、企业微信、各OA系统、用友、金蝶

（7）老档案系统

1.2 地产行业档案管理面临的问题

问题1：档案管理门类

? 地产行业管理门类（行业个性档案）：

（1）工程档案：工程项目资料（一般按项目阶段分类），又包括进馆（移交城建档案馆，一般委托各城建档案馆来整理）和非进馆（由公司保管）

（2）证照档案：按公司管理，除一般公司证照和资质外，还有土地使用证、用地规划证、工程规划证、工程施工证、预售许可证。

（3）合同：包括采购合同、销售合同、租赁合同等

（4）公章：各公司公章

问题2：传统档案管理

? 地产行业档案管理面临以下几个问题：

（1）档案收集难（人员多为兼职，流动大，档案整理水平低）

（2）档案数量大，利用率高，借出档案的管理难度大

（3）因为公司变动快，档案管理归属会发生变化

（4）工程项目名称变化：工程施工和项目销售阶段，名称会发生变化

问题3：信息化带来的档案管理需求

随着信息化发展，地产行业档案管理面临新的问题：

（1）历史数据导入

（2）电子档案收集（OA、业务、招采等系统产生的电子档案自动归档），要解决因公司变动，项目变动带来的电子档案归档的问题

（3）借助软件提升档案收集、整理工作水平（简便、规范地档案录入；高效地检查整理的档案资料是否合规；统计档案人员工作量）

（4）借助信息化手段，使档案利用更加便捷，责任明晰，管理有序

（5）易扩展、易维护、安全性要求高

二、紫光特色功能及解决方案

2.1 集团化管理：紫光功能-多全宗管理

（1）系统支持集团化多全宗管理

（2）设置全宗模板（例如：城市公司模板），方便扩展

（3）跨全宗的利用

2.2 集团化管理：紫光功能-多门类、多项目管理

系统支持多门类、多分类、多项目的管理，可以自由添加。

2.3 档案收集：紫光功能—多种收集手段

信息收集是档案的采集过程，是档案系统的主要功能模块，档案管理员可以从各个业务部门收集档案，建立案卷、文件，进行整理，编号，最后归档入库。系统支持两级整理，即部门管理员整理好后移交到档案管理员。

2.4 档案收集：紫光功能-模板录入

2.5 档案收集：紫光解决方案-接口采集

档案系统与业务系统接口采用中间库方式，以OA系统接口为例： 即OA系统把数据传递到中间库中，档案系统从中间库中局数据。

归档内容包括：条目、电子附件、会签单等。其中会签单需要OA方处理成电子附件方式传递到中间库。

2.6 档案收集：紫光功能—对应关系维护

归档接口中档案系统与第三方系统的相应维护关系可视化界面，一旦公司和项目名称等发生变化，可以方便维护人员维护双方对应关系。

2.7 档案收集工作监控：紫光功能—规范性检查

紫光档案系统提供两种档案检查方法：

（1）档案员进入各部门收集库里面，检查各部门收集的档案数据是否存在问题

（2）系统提供规范性检查功能，可根据不同档案库自动检查数据的合规性

2.8 档案收集工作监控：紫光功能—工作量统计

帮助档案管理员统计某个时间段内不同人员新增的案卷、文件、电子文件的数量；按照格式填写日期，结果以Excel表形式展示，查询的结果可根据需求做改变。

2.9 历史数据导入：紫光功能—数据导入

系统提供数据导入功能，可设计导入模板。批量导入时，对发生错误的数据，具备提醒功能，以便及时修改。

2.10 历史数据导入：紫光方案—导入工具开发

对为较为复杂的老档案系统，紫光提供完备的数据迁移方案，方案优点：

（1）导入的历史数据不会和现在录入的数据冲突，方便我们和老系统数据核查，提高数据导入的准确性。

（2）可以解决历史数据和现有档案系统分类号不一致的情况。

（3）可以提高历史数据导入的效率、提高历史数据核查比对的效率

（4）降低数据的遗失率

（5）方便档案员管理历史数据

2.11 方便的利用管理：紫光功能—借阅管理

档案借阅可分为电子借阅和纸质原文借阅两种，电子借阅主要通过用户权限来管控，而纸质原文借阅则需要相关的流程和审批实现。

2.12 方便的利用管理：紫光方案—移动集成

紫光档案系统具备移动端，可以与钉钉、企业微信以及其他企业门户系统对接，点击即可访问档案系统移动端。

2.13 方便的利用管理：紫光功能—审批流程管理

系统默认提供各种常用审批流程（借阅流程、赋权申请流程、移交流程、鉴定个流程等），各单位可根据自身业务情况进行选择，也可以自定义进行调整；可配置各个岗位的具体人员。流程定义支持在线的可视化设计。

2.14 方便的利用管理：紫光方案—审批集成方案1

为了提高审批效率，一般建议采用OA的审批流程

解决方案1：在OA上发起，由OA系统配置审批流程，过程中如有需要档案员补齐准确档案信息（一般是档号，与档案系统匹配），审批通过后，调用档案系统接口，把结果传给档案系统，完成借阅和文件浏览

开发方法：Webservice接口+Jason格式

2.15 方便的利用管理：紫光方案—审批集成方案2

解决方案2：档案系统发起，调用OA接口（传递档案参数），由OA系统配置审批流程，审批通过后，调用档案系统接口，把结果传给档案系统，完成借阅和文件浏览

开发方法：Webservice接口+Jason格式

2.16 方便的利用管理：紫光功能—水印

系统提供水印功能，方便档案利用管理，水印功能包括：

（1）动态水印：可根据借阅目的自动生成水印，下载和打印自动加载水印；

（2）手动加载水印：由档案员根据文件用途手动加载水印，并提供给利用者利用。

水印功能既方便文件的利用，也提升了系统安全性。

2.17 系统安全性：紫光功能—权限

? 系统支持按公司、按部门、角色进行授权

? 提供默认权限、规则权限等数据权限

? 可限制人员使用功能以及浏览文件的范围（区分条目和电子文件权限）

2.18 系统安全性：紫光功能—加密

系统采用DES128为加密算法，用户可根据需要对录入档案系统存储在服务器中的电子文件进行加密，只能通过档案系统访问

2.19 系统安全性：紫光功能—备份

系统提供专门备份功能，包括档案类型备份、档案条目备份、电子文件备份：

? 档案类型备份：备份各档案类型库结构

? 条目备份：备份档案数据条目（可以按门类、时间以及全部备份）

? 电子文件备份：可以把电子文件备份到指定的存放位置

2.20 系统易维护：紫光功能

? 系统一键式安装，安装部署方便

? 系统轻量化，只有报表和CAD图纸在线浏览需要特殊控件（IE浏览器），控件傻瓜式安装，升级维护方便

? 系统提供大量模板，全宗模板、档案类型模板、报表模板

? 系统人员权限维护方便

2.21 系统易维护：紫光方案—人员维护（接口同步）

紫光提供组织用户同步接口，从OA或者用户管理系统中读取用户和组织结构数据，然后将数据同步到档案系统中

用途：将OA中组织，人员每天更新至档案库中

优点：用于数据量较大的单位，避免人员录入的失误

2.22 系统易维护：紫光功能—权限维护

当有人员离职时，可以及时将离职用户的权限赋予其他用户；点击复制权限按钮后生效。